Tylsät toimistotyöt veivät 15 tuntia viikossa – kunnes valmentaja otti ChatGPT:n avuksi

Tuntuuko siltä, että työviikkosi hupenee sähköposteihin, muistiinpanoihin ja dokumenttipohjien laatimiseen – eikä aikaa jää siihen, missä olet oikeasti parhaimmillasi?

Et ole yksin. Moni valmentaja käyttää jopa 15–20 tuntia viikossa hallinnollisiin tehtäviin⁴, jotka eivät suoraan tuo arvoa asiakkaalle. Mutta mitä jos sanoisin, että tekoäly – erityisesti ChatGPT – voi ottaa ison osan näistä rutiineista hoitaakseen?

Tässä artikkelissa saat viisi käytännön esimerkkiä siitä, miten valmentajat voivat ulkoistaa tylsimmät toimistotyöt tekoälylle ja keskittyä taas siihen, mikä oikeasti merkitsee.

1. Sähköpostien ja viestien luonnostelu

Asiakirjoittaminen ja vastaaminen vievät yllättävän paljon aikaa. ChatGPT toimii kuin oma viestintäassistenttisi: voit pyytää sitä luonnostelemaan sähköpostin tai viestin lähes aiheesta kuin aiheesta.

Esimerkiksi: ”Laadi kohtelias vastaus asiakkaalle, joka tiedustelee valmennuspakettieni hintoja, korostaen arvoa jonka hän saa.” Tekoäly tuottaa pohjan vastaukselle, jossa hinnat ja hyödyt on jäsennelty selkeästi. Sinun tehtäväksesi jää viilata yksityiskohdat ja lisätä henkilökohtainen tervehdys.

Samoin voit generoida nopeasti toistuvia viestejä: tervetulotoivotukset uudelle asiakkaalle, muistutusviestit tulevasta tapaamisesta tai vaikka kiitoskirje webinaariin osallistuneille. Copy-pastea suoraan ei suositella, mutta kun 80% viestistä on valmiina, säästät huomattavasti aikaa.

2. Tapaamismuistiinpanojen tiivistäminen

Jokaisen valmennussession jälkeen on hyvä kirjata ylös pääkohdat: mitä oivalluksia asiakkaalla oli, mitkä tehtävät sovittiin, mihin palataan ensi kerralla. Kirjoitatko nämä muistiin käsin tai tekstinkäsittelyyn?

ChatGPT voi auttaa tässäkin. Jos sinulla on äänitallenne tai nopeita muistiinpanoja, voit syöttää niiden sisällön (huomioiden luottamuksellisuuden, ks. alla) ChatGPT:lle ja pyytää: ”Tiivistä seuraavat valmennusmuistiinpanot pääpointteihin ja ehdota 2 jatkokysymystä seuraavalle kerralle.” Tekoäly suodattaa tekstistä olennaisen: ”Asiakas kokee haasteita ajanhallinnassa; oivalsi, että aamu­rutiini parantaisi keskittymistä. Sovitut tehtävät: kokeilee uutta aamu­harjoitusta viikon ajan. Jatkokysymykset: Miltä uusi rutiini tuntui? Mitä esteitä ilmeni?” Saat strukturoitua yhteenvedon, jonka voit lähettää vaikka asiakkaalle tapaamisen jälkeen varmistuksena yhteisestä ymmärryksestä.

Tärkeää: muista anonymisoida tai yleisluontoistaa tiedot, jos käytät julkista ChatGPT:tä, tai käytä organisaatiosi suojattua versiota – asiakkaan luottamus menee tietoturvallisuuden edelle.

3. Asiakasmateriaalien ja dokumenttien luominen

Hallinnollisiin töihin kuuluu myös erilaisten dokumenttien laadintaa. Onko sinun pitänyt tehdä alusta asti esimerkiksi valmennussopimus, alkukartoituslomake tai palautekysely? ChatGPT vauhdittaa näitäkin hommia.

Kokeile antaa prompt: ”Laadi coaching-palvelusopimuksen luonnos yksityisasiakkaalle. Otsikot: Johdanto, Palvelun kuvaus, Velvollisuudet (valmentaja & asiakas), Maksuehdot, Peruutusehdot, Alle­kirjoitukset. Käytä kohteliasta mutta yksiselitteistä kieltä.” Muutamassa sekunnissa saat rungon sopimustekstille. Tietenkään lakimiehen tarkastusta tämä ei korvaa, mutta sinulla on heti 50–80 % valmista tekstiä, jota voit muokata omaan käyttöösi.

Samoin voit pyytää vaikkapa: ”Tee 10 kysymyksen palautekysely valmennusasiakkaalle, tavoitteena kehittää palvelun laatua.” ChatGPT listaa sinulle kysymykset laatuskaalalla ja avoimilla kentillä. Sinun tarvitsee vain viimeistellä niistä sopivat. Tuloksena säästyy tunteja miettimistä ja naputtelua, kun luonnosversiot syntyvät vaivatta.

4. Tutkimustiedon haku ja koonti

Valmentajana haluat ehkä pysyä ajan tasalla omasta aihepiiristäsi tai valmistella materiaalia, johon tarvitset taustatietoja. ChatGPT toimii eräänlaisena tutkimusassistenttina. Voit kysyä siltä esimerkiksi: ”Mitä viimeaikaisia tutkimuksia on tehty mindfulnessin vaikutuksesta työtehoon?” ja se saattaa kertoa yleislinjoja löydöksistä.

Tekoäly voi antaa sinulle myös tiivistelmiä artikkeleista: syötä vaikka linkki (jos käytössäsi on selainintegraatio) tai kopioi artikkelin teksti ja pyydä tiivistelmää. ”Tiivistä seuraava artikkeli keskeisiin pointteihin ja kerro, miten havaintoja voisi hyödyntää business-valmennuksessa.” Saat ytimekkään bullet listan pääkohdista ja vielä ehdotuksia, mitä hyötyä niistä voisi olla valmentajan näkökulmasta. Tämä on iso apu, kun valmistaudut asiakasta varten (esim. tietty toimiala tai haastealue) tai luot uutta koulutusmateriaalia.

Huom: Kaikkeen, mitä ChatGPT sanoo faktoina, pitää suhtautua varauksella, eli tarkista tärkeät tiedot aina alkuperäislähteistä.

5. Ideointi ja jäsentely

Rutiinitehtävien ohella myös isommat suunnittelutyöt voivat käydä raskaiksi, jos yrität tehdä kaiken itse. ChatGPT on loistava ideanpureskelukumppani.

Sanotaan vaikka, että suunnittelet uutta verkkokurssia tai tapahtumaa. Voit aloittaa heittelemällä tekoälylle ajatuksia: ”Ajatuksena verkkokurssi aloittaville pienyrittäjille ajanhallinnasta. Mitä sisältöjä kannattaisi ottaa mukaan? Aiheideoita moduuleihin?” Tekoäly antaa listan mahdollisista moduuleista (esim. Priorisointitekniikat, Tehokas kalenterinhallinta, Delegoinnin perusteet, Digityökalut ajanhallintaan…). Tämä voi vahvistaa omia ideoitasi ja tuoda muutaman uudenkin.

Seuraavaksi voit pyytää: ”Autatko jäsentämään moduulin ’Priorisointitekniikat’ tarkemmiksi oppitunneiksi?” ChatGPT voi antaa alustavan rakenteen (esim. ”Kiireellistä vs. tärkeää, Eisenhower-matriisi käytännössä, Päivän tärkein tehtävä -menetelmä…”). Sinä päätät, mitkä palaset pidät ja mitkä hylkäät.

Lisäksi tekoälyltä voi pyytää projektisuunnitelman rungon mille tahansa hankkeelle: se listaa tehtävät, vaiheet, aikataulun – jälleen sinä toimit lopullisena päättäjänä, mutta pohjatyö nopeutuu.

Muista tietoturva ja ihmiskosketus

Tekoäly on tehokas renki toimistotöissä, kunhan muistat tietyt realiteetit:

• Luottamukselliset tiedot: Älä koskaan syötä arkaluonteisia tai henkilön identifioivia asiakastietoja julkiseen tekoälytyökaluun. Jos haluat hyödyntää ChatGPT:tä vaikkapa muistiinpanojen tiivistämisessä, korvaa nimet ja tunnisteet neutraaleilla termeillä (”Asiakas A”) tai käytä organisaatiollasi mahdollisesti olevaa suojattua ratkaisua. Asiakkaasi luottamus on tärkeämpi kuin mikään tehokkuus.
• Ihminen valvoo laatua: Tekoäly voi välillä hallusinoida eli keksiä sisältöä, joka kuulostaa oikealta mutta ei ole. Siksi jokainen sähköposti, sopimusluonnos tai muu asiakirja, jonka se tuottaa, on luettava huolellisesti läpi ennen käyttöä. Sinä olet viime kädessä vastuussa viestinnästäsi. Onneksi yleensä virheet on helppo tunnistaa, kun tiedät asiasi.
• Säilytä oma kosketus palvelussa: Vaikka ChatGPT hoitaa monet tylsät vaiheet, muista lisätä materiaalien loppuun se oma inhimillinen vivahde. Esimerkiksi sähköpostin lopussa personoi tervehdys (”Toivotan sinulle aurinkoista viikkoa, Etunimi!”) tai lisää käsinkirjoitettu post scriptum, jos lähetät kirjeen. Pienet asiat pitävät huolen, että asiakas kokee saavansa huomiota sinulta, ei kasvottomalta robotilta.

Mitä tästä mukaan?

1. Tekoäly tehostaa rutiinitöitä: ChatGPT:n avulla valmentaja voi automatisoida ja nopeuttaa monia toimistotehtäviä aina viestinnästä dokumenttien laadintaan, mikä vapauttaa merkittävästi tunteja viikosta tärkeämpiin asioihin.
2. Keskitä energiasi siihen, missä olet korvaamaton: Kun tekoäly hoitaa alustavat luonnokset ja jäsentelyt, sinulle jää enemmän aikaa asiakastyöhön, strategiseen suunnitteluun ja luovaan ajatteluun – niihin tehtäviin, joihin vain sinä ihmisenä kykenet.
3. Huolellisuus ei katoa minnekään: Vaikka apuri on digitaalinen, valmentajan vastuulla on yhä tarkistaa, hienosäätää ja varmistaa inhimillinen laatu. Näin tekoälystä saadaan paras hyöty irti ilman, että laatu kärsii.

Arkisten tehtävien ulkoistaminen tekoälylle voi aluksi tuntua epätodelliselta – mutta kokeile yhtä yllä mainituista esimerkeistä omassa työssäsi, ja ylläty. Ehkä huomaat, että maanantaiaamun tuntisi vapautuvatkin luovaan ideointiin sen sijaan, että vastailisit rutiinisähköposteihin.